Qué es un sistema informático de facturación
Un Sistema Informático de Facturación (SIF) es cualquier programa que se utilice para expedir facturas: desde una aplicación comercial de facturación hasta un ERP, un TPV o un desarrollo propio hecho a medida. El Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 fija los requisitos que deben cumplir, y la Orden HAC/1177/2024 concreta las especificaciones técnicas.
La norma reparte obligaciones entre dos figuras: quien produce o comercializa el sistema y quien lo utiliza para facturar. Cada una tiene su propio calendario, y confundirlos es el error más habitual.
Los requisitos, uno a uno
Huella encadenada (hash)
Cada registro de facturación incorpora la huella del registro anterior, formando una cadena. Se calcula con SHA-256. Si alguien altera una factura pasada, la cadena deja de cuadrar y la manipulación queda a la vista.
Inalterabilidad
Los registros no se pueden modificar ni borrar una vez generados. Una corrección se hace emitiendo una factura rectificativa, nunca editando la original. El sistema debe impedir técnicamente la alteración, no solo desaconsejarla.
Registro de eventos
Además del registro de facturación, el sistema anota los eventos relevantes de su propio funcionamiento (arranques, incidencias, exportaciones, cambios de configuración). Es la trazabilidad de la herramienta, no solo de las facturas.
Código QR en la factura
Toda factura lleva un QR con los datos de identificación que permite a cualquiera cotejarla. En modalidad VERI*FACTU se añade además la mención «VERI*FACTU» junto al código.
Remisión a la AEAT (si es VERI*FACTU)
En la modalidad VERI*FACTU, los registros se envían de forma automática y continua a la Agencia Tributaria. En la modalidad de no remisión, no se envían, pero el sistema queda sujeto a requisitos adicionales de conservación y a la posibilidad de inspección.
Conservación y accesibilidad
Los registros deben conservarse legibles y exportables durante los plazos fiscales, y poder entregarse a la Administración en el formato previsto. Un archivo que no se puede leer dentro de cuatro años no cumple.
El «informe técnico» que no existe
Mucha gente busca el «informe técnico VeriFactu» o una supuesta certificación oficial de su software. No existe ninguno de los dos. La AEAT no homologa, no certifica y no publica un listado de programas conformes.
Lo que el reglamento sí exige es una declaración responsable del productor del software (Art. 13 del RD 1007/2023), con el contenido que fija el Art. 15 de la Orden HAC/1177/2024: identificación del sistema, la versión, el NIF del productor y las modalidades soportadas. El fabricante responde legalmente de que lo declarado es cierto, y debe mantenerla accesible de forma rápida y sencilla.
De ahí que la pregunta útil a un proveedor no sea «¿estás homologado?» sino «¿me enseñas tu declaración responsable?». La nuestra está publicada y se descarga sin registro: declaración responsable de SelloQR.
Dos calendarios distintos
Si produces o vendes el software
Desde el 29 de julio de 2025, los sistemas que se ofrecen en el mercado deben estar ya adaptados al reglamento, aunque tus clientes todavía no estén obligados a usarlos.
Si usas el software para facturar
1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto de obligados, según el Real Decreto-ley 15/2025.
Si tu software es propio, eres también productor
Es el caso que más se pasa por alto. Una empresa con un ERP desarrollado a medida, o muy modificado, no solo es usuaria del sistema: asume además el papel de productor. Eso significa que el sistema debe cumplir los requisitos técnicos y que debe existir la declaración responsable correspondiente. No hay un tercero a quien pedírsela.
Preguntas frecuentes
¿Existe un informe técnico oficial de VeriFactu?
No. No hay ningún «informe técnico» ni certificación que la Agencia Tributaria emita o exija por sistema. Lo que el reglamento sí exige al productor del software es una declaración responsable (Art. 13 del RD 1007/2023, con el contenido del Art. 15 de la Orden HAC/1177/2024). Esa declaración es el documento que acredita la conformidad, y el fabricante responde legalmente de su contenido. Si un proveedor dice tener una certificación oficial de la Agencia Tributaria para su software, desconfía: no existe tal cosa.
¿La AEAT homologa o certifica software de facturación?
No. No existe homologación previa ni un registro oficial de programas conformes. La conformidad se acredita mediante la declaración responsable del fabricante. Por eso la pregunta útil al elegir proveedor no es «¿estás homologado?», sino «¿me enseñas tu declaración responsable?».
¿Desde cuándo tiene que cumplir mi software?
Hay dos calendarios distintos. El del productor o comercializador: desde el 29 de julio de 2025 los sistemas informáticos de facturación que se ofrecen en el mercado deben estar ya adaptados. El del usuario obligado: 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto, según el Real Decreto-ley 15/2025.
¿Y si desarrollo yo mismo el software que uso?
Si desarrollas internamente el sistema con el que emites tus facturas, asumes también el papel de productor: el sistema debe cumplir los requisitos técnicos y debe existir la declaración responsable correspondiente. Es una de las situaciones que más se pasa por alto en empresas con un ERP propio o muy modificado.
¿Qué diferencia hay entre VERI*FACTU y la modalidad de no remisión?
En VERI*FACTU los registros de facturación se remiten automáticamente a la AEAT según se generan, y la factura lleva la mención «VERI*FACTU». En la modalidad de no remisión no se envían, pero el sistema debe cumplir requisitos adicionales de conservación e integridad, y los registros quedan a disposición de la Administración. Ambas son legales; cambia el modelo de control.
¿Puedo cumplir sin cambiar mi programa de facturación actual?
En muchos casos sí. Los requisitos afectan al registro de facturación, la huella encadenada, el QR y, si procede, el envío. Eso puede resolverse con una capa que se añade sobre el flujo existente en lugar de sustituir el software. Es el enfoque de SelloQR: se conserva el programa y la numeración, y se añade la parte fiscal.
Cumplir sin rehacer tu facturación
SelloQR añade la capa fiscal (registro, huella encadenada, QR y remisión) sobre el flujo de facturas que ya tienes, conservando tu programa y tu numeración.